Website maken met reserveringssysteem? Begin bij je agenda, niet bij de software
Website met reserveringssysteem? De meeste ondernemers beginnen met zoeken naar het mooiste boekingsprogramma. Ik zou omgekeerd beginnen: hoe ziet jouw agenda er eigenlijk uit?
Een kapper heeft vaste behandelingen van een bekende duur en meerdere stoelen. Een rijschool plant lessen per instructeur en per auto. Een vakantiewoning verhuurt per nacht met een minimum aantal nachten. Een coach wil een intake van een half uur en daarna trajecten. Dat zijn vier heel verschillende systemen, ook al heet het allemaal "online reserveren".
Schrijf daarom eerst op wat er geboekt wordt (tijd, plek, persoon of object), hoe lang het duurt, of er vooraf betaald moet worden en wat er gebeurt bij annuleren. Met die vier antwoorden valt de helft van de opties al af.
Welke soorten reserveringssystemen zijn er? Wat je moet weten
Grofweg kies je uit drie routes. Elk heeft een eerlijke plek, het hangt af van hoeveel je wilt betalen per maand en hoeveel invloed je wilt houden.
Een bestaand boekingsplatform inbouwen
Er zijn tientallen online agenda's die je via een knop of widget in je site zet. Je betaalt doorgaans €0 – €60 per maand, soms met een bedrag per boeking erbij. Voor de meeste kleine dienstverleners is dit eerlijk gezegd de slimste start: het werkt meteen, met herinneringsmails en een app voor jezelf.
Een WordPress website laten maken met agenda
Met een boekingsplugin draait de agenda in je eigen site. Je hebt meer controle over het uiterlijk en betaalt vaak eenmalig of per jaar voor de plugin. Het onderhoud ligt dan wel bij jou of je bouwer, want een agenda die stukgaat na een update kost je direct omzet.
Maatwerk reserveringssysteem
Zinvol als je planning echt afwijkt, bijvoorbeeld bij verhuur van materieel met beschikbaarheid per stuk, of als het moet praten met je eigen planning- of kassasysteem. In de markt begint maatwerk doorgaans rond €5.000 en het kan flink hoger uitvallen.
Wat erin zit
Agenda twee kanten op
Synchronisatie met je eigen agenda, zodat afspraken die je zelf inplant ook online geblokkeerd zijn.
Betalen bij boeken
Een aanbetaling of volledige betaling via iDEAL, wat no-shows doorgaans flink beperkt.
Herinneringen
Automatische bevestiging en herinnering per mail, zodat klanten hun afspraak niet vergeten.
Mobiel boeken
De meeste boekingen gebeuren op een telefoon. De flow is daar op gebouwd en getest.
Vindbare dienstpagina's
Je diensten, tijden en prijzen staan als echte tekst op je site, niet alleen in een widget die Google niet leest.
Waar gaat het mis met online boeken? Het faalpunt dat je pas later ziet
De grootste ergernis is de dubbele boeking. Die ontstaat bijna altijd doordat het reserveringssysteem en je eigen agenda maar één kant op synchroniseren. Een klant boekt online, dat komt netjes in je telefoon. Jij zet zelf een afspraak in je telefoon, en het boekingssysteem weet van niks. Vraag dus altijd of de koppeling met je agenda twee kanten op werkt, en hoe vaak hij ververst.
Het tweede punt is techniek die je niet ziet. Veel boekingswidgets laden in een iframe, een venster van een andere website binnen jouw pagina. Dat werkt, maar op een telefoon schuift zo'n venster soms raar, en Google ziet de inhoud niet als onderdeel van jouw site. Zet daarom de belangrijke informatie over je diensten, prijzen en tijden gewoon als tekst op je pagina, en gebruik de widget alleen voor het boeken zelf.
Het derde punt is no-shows. Met een aanbetaling of betaling vooraf via iDEAL daalt dat aantal doorgaans flink. Dat vraagt wel een betaalkoppeling, en dan wordt het al snel iets meer dan een widget.
Wat kost een website met reserveringssysteem? Waar de prijs in zit
Bij de prijs tellen twee dingen op: de website zelf en het reserveringsdeel. Hoe duur dat tweede deel is, hangt af van het aantal medewerkers of objecten, betaling vooraf, herinneringen per sms of mail, annuleringsregels en koppelingen met je andere software.
Kijk naast de bouwprijs ook naar de maandkosten over een paar jaar. Een boekingsplatform van €40 per maand is over drie jaar ruim €1.400, zonder dat je ooit eigenaar wordt. Dat is niet erg, maar reken het wel even uit voordat je vergelijkt.
De website heeft bij Direct Online een vaste prijs, die je op de tarieven ziet. Het reserveringssysteem is prijs op aanvraag, omdat een widget inbouwen iets heel anders is dan een maatwerk agenda. Na een kort gesprek krijg je een vrijblijvende offerte.
Hoe werkt het bij ons? Van agenda naar werkende boekingspagina
We beginnen met de vragen hierboven: wat wordt er geboekt, hoe lang, met of zonder betaling. Vaak adviseren we een bestaand boekingsplatform en bouwen we de site er zo omheen dat het voelt als één geheel. Pas als dat niet past, kijken we naar een plugin of maatwerk.
Je krijgt eerst gratis een opzet van de website te zien, zodat je de boekingsflow kunt testen voordat je iets betaalt. Wil je meer weten over de basis, lees dan over een WordPress website laten maken. Lokale vindbaarheid speelt bij boekbare diensten een grote rol, dus ook lokale SEO is het lezen waard.
Voor wie is online reserveren geschikt?
Online boeken past bij iedereen die zijn tijd verkoopt in vaste blokken: kappers, schoonheidsspecialisten, fysiotherapeuten, rijscholen, coaches, fotografen, verhuurders en restaurants. Ook bij een gratis kennismakingsgesprek werkt een online agenda vaak beter dan een contactformulier.
Minder geschikt is het als elke klus eerst bekeken moet worden, zoals bij een aannemer of installateur. Daar werkt een offerteformulier met een paar slimme vragen meestal beter dan een agenda waarin iemand een tijdslot kiest dat je daarna toch moet verschuiven.
